「従業員のメンタル不調が増えてきた…」「休職の対応、どこまでが会社の義務だろう？」
今、企業のメンタルヘルス対策は法的な安全配慮義務として、避けて通れない経営課題です。不適切な対応は、数千万円の損害賠償リスクや、企業イメージの深刻な毀損に直結します。
本記事では、私たち社会保険労務士が、対策の全体像から、最もデリケートな休職・復職支援の具体的なフローまでを徹底解説します。再休職を防ぐためのリハビリ出勤制度や、産業医との連携ポイントもわかりますよ。この記事を読み、法的リスクを回避し、従業員が安心して働ける鉄壁の体制を構築しましょう！
1. 企業がメンタルヘルス対策に取り組むべき理由
1-1. 法的な義務とリスク回避の重要性
1-1-1. 労働契約法に基づく安全配慮義務の範囲と重要性
会社が対策に取り組む最も重要な法的根拠は、安全配慮義務です。これは、労働契約法第5条に定められた企業の重い責任なんですよ。会社は、従業員の命や身体の安全を確保する配慮をする義務を負います。この義務は、精神的な健康を守ることも含まれると、裁判所の判例で確立しています。例えば、長時間労働やハラスメントで精神疾患になった場合、義務違反で損害賠償を命じられるリスクがあるんです。数千万円規模になる可能性も。私たち社労士は、この義務を果たす具体的な体制づくりをサポートします。
1-1-2. 労働安全衛生法に基づくストレスチェック制度の概要
労働安全衛生法に基づき、従業員50人以上の会社ではストレスチェック制度が義務化されました。2015年12月からです。これは、ストレスに自分で気づき、不調を未然に防ぐ（一次予防）ことが主な目的なんです。会社は年に一度、質問票で検査を実施し、結果を医師や保健師に分析してもらいます。高ストレス者から申出があれば、医師による面接指導をしなければなりません。結果が会社に強制開示されるわけではないですが、健康ケアの姿勢を示す重要な指標となります。制度を形骸化させず運用することも私たちの役割です。
1-2. メンタル不調が企業経営に与える深刻な影響
1-2-1. 企業の生産性低下と代行業務コストの増加
従業員がメンタル不調で休職・退職すると、会社経営に深刻な影響が出ます。業務が停滞し、直接的に生産性が低下してしまいます。重要なプロジェクトが遅れたり、顧客対応の質が落ちることもあります。また、休職者の業務を他の社員が代行すると、その社員の負担が増加し、新たな不調者を生む負の連鎖に繋がりかねません。代替要員の採用や教育コストも発生します。メンタルヘルス対策は、優秀な人材の離脱を防ぎ、生産性を維持するための必須の投資だと認識してください。
1-2-2. 損害賠償リスクと企業イメージの毀損
対策を怠った会社が直面する最大の危機は損害賠償請求です。過労やハラスメントで訴訟を起こされ、安全配慮義務違反で企業が敗訴する例が増えています。敗訴すれば数千万円から高額な賠償金を命じられる可能性があります。さらに、問題が報道されると、ブラック企業のレッテルを貼られ、企業ブランドが大きく傷つきます。これは採用活動で応募者が激減したり、取引先からの信用を失うことに繋がり、長期的な成長の足かせになります。対策は企業の存続に関わる重大なリスクヘッジなのです。
2. メンタルヘルス対策の全体像：社労士が提唱する「3つの予防」
2-1. 予防のレベル1：一次予防（未然防止）の具体的な施策
2-1-1. 職場環境改善のための具体的な取り組み（例：ハラスメント対策）
不調を未然に防ぐ一次予防の中心は、働きやすい職場環境の改善です。特に重要なのがハラスメント対策です。2020年（中小は2022年）にパワハラ防止が義務化されました。明確な方針の策定、相談窓口の設置、定期的な研修を確実に実行しましょう。また、長時間労働の是正や、有給休暇の取得促進、社内イベントでコミュニケーションを活性化させることも有効です。私たち社労士は、これらの取り組みが形骸化しないよう、就業規則の整備からサポートします。
2-1-2. 従業員へのセルフケア教育と研修の実施
一次予防のもう一つの柱は、セルフケア教育です。自分のストレスに気づき、対処する能力を高めてもらうんです。企業は、全従業員対象の研修を定期的に実施しましょう。ストレスのメカニズム、不調のサイン、対処法などの知識を提供すべきです。例えば、ストレスチェックリストを配布したり、正しい休息の取り方のセミナーなども良いですね。これにより、社員は自分の健康管理への意識を高め、不調が深刻化する前に適切な行動が取れます。休職率の低下という形で会社にもメリットをもたらします。
2-2. 予防のレベル2：二次予防（早期発見・早期対応）のポイント
2-2-1. 管理監督者によるラインケアの重要性と教育
不調を早く見つける二次予防の要となるのが、管理監督者（上司）によるラインケアです。上司が日頃から部下の変化に気づき、声をかけ、専門家へ繋げるケアを指します。厚生労働省の指針でもとても重要とされています。上司には、不調サイン（遅刻、ミス、表情の変化など）を見逃さない観察力と、プライバシーに配慮した傾聴スキルが求められます。企業は、上司向けの研修を義務付け、「話を聞く際の注意点」や「安易なアドバイスはしない」ことを具体的に教育する必要があります。私たちは、この研修プログラムの設計もサポートします。
2-2-2. 相談窓口の設置と利用促進、個人情報保護
二次予防を機能させるためには、安心して利用できる相談窓口が不可欠です。人事担当者だけでなく、産業医や外部の専門家（EAP）を含めましょう。大切なのは、秘密保持が徹底されることを明確に伝え、利用のハードルを下げることです。窓口の存在を繰り返し周知し、匿名相談も受け付けましょう。相談で得た個人情報の取り扱いについては、目的外利用の禁止など、厳格なルールを就業規則に明記し、法令遵守を徹底することが重要です。
3. 【フロー図解】従業員が休職する際の正しい手続きと企業の対応
3-1. 休職開始までの初期対応と必要書類の整備
3-1-1. 医師の診断書の提出要求と確認事項
不調の申出があったら、まず休職の必要性を判断するための医師の診断書の提出を求めてください。この診断書は、「休養が必要」だけでは不十分です。「病名」「休養期間の見込み」「就労が不可能である医学的な理由」が具体的に記載されているか確認が必要です。この診断書は、休職手続きの法的根拠になります。曖昧な場合は、産業医への受診を勧めることも検討できますが、慎重に進めましょう。社労士は、診断書の確認基準や、受診勧奨の進め方を指導します。
3-1-2. 休職発令の通知と就業規則に基づく処遇の決定
診断書に基づき休職が必要なら、速やかに休職発令の通知をしましょう。文書で行うことがトラブル防止に極めて重要です。通知書には、開始日、満了日、期間中の賃金や手当、社会保険料の扱いなど、就業規則に定められた内容を漏れなく明記してください。休職期間中の給与や賞与は、法律上の義務はないため、規則通りに決定・通知することが公平性の観点からも重要です。この発令通知のプロセスは、後のトラブルを防ぐ重要な法的ステップです。
3-2. 休職期間中の企業と従業員間の適切なコミュニケーション
3-2-1. 連絡頻度・手段のルール設定と私傷病休職中の給与・手当
休職者との連絡は、回復の妨げにならないよう、極めて慎重に行いましょう。連絡の頻度や手段（メール、郵送など）を、休職者と合意の上でルール設定すべきです。例えば、「月に一度、人事担当者からメールで近況を伺う」などです。休職中の給与支給義務はありませんが、健康保険の傷病手当金制度（給与の約3分の2）の活用を案内することは重要です。この傷病手当金の申請サポートも私たち社労士が支援できます。
3-2-2. 職場復帰の意思確認と休職期間満了の準備
休職期間が終わりに近づいたら、復職の意思と見込みについて、文書で確認を行いましょう。復職希望があれば、主治医の復職可能診断書の提出を求めます。一方で、休職期間が満了しても復職できない場合の準備も重要です。多くの就業規則には、期間満了で自然退職とする規定があります。企業は、満了が迫っていることを事前に通知し、退職手続き（退職金、保険証の返却など）の準備も並行して進めましょう。この期間満了時の対応は、規則に厳格に従って進めることが必須です。
4-1. 復職判断のための産業医・主治医との連携と必要な確認事項
4-1-1. 復職可否を判断する「復職可能診断書」の確認
従業員から復職の意思が出たら、まず主治医の診断書を提出してもらいます。この診断書は、治療の観点から日常生活に支障がないことを示すものです。ですが、元の職場で仕事ができるかという会社の基準とは違います。私たち社労士は、通常業務に支障がないといった具体的な記載があるか指導します。また、主治医が業務内容を理解しているかも重要です。曖昧な記載や短時間勤務の配慮事項がある場合は、産業医面談や情報提供が必要だと考えてください。
4-1-2. 産業医による意見聴取と業務遂行能力の評価
主治医の診断書が出た後、産業医（または会社指定の医師）の面接指導を必ず実施すべきです。これは、復職の最終判断に最も重要なステップなんですよ。産業医は、実際の業務内容や職場の環境を見て評価します。休職者の回復状況を総合的に判断し、復職を認めても安全配慮義務違反にならないか、意見を会社に述べます。この産業医の意見は法的にも重いため、客観的な評価を得るための連携は欠かせません。
4-2. 復職後の「リハビリ出勤（試し出勤）」制度の設計と運用
4-2-1. 段階的な勤務制度（短時間勤務など）の導入手順
復職後すぐにフルタイムで働くのは難しい場合がありますよね。そこで、短時間勤務や時差出勤などの段階的な勤務制度を導入するのが有効です。これは試し出勤とも呼ばれ、心身の負担を減らし、職場に慣れてもらうためのものです。この制度導入時は、期間、勤務時間、お給料の取り扱いなどを就業規則に明確に定めておく必要があります。例えば、復職後3ヶ月は午前中のみの勤務とし、給与も短時間勤務分とするといったルールです。私たちは、制度設計と不公平感が出ない運用ルールの構築をサポートします。
4-2-2. 復職後の配置転換や業務内容変更の検討
休職の原因が特定の職場や業務内容にある場合、再休職を防ぐために配置転換や業務内容の変更を検討することが重要です。会社には原則として配置転換の義務はありません。しかし、安全配慮義務を果たす観点から、合理的な範囲での配慮は求められます。産業医の意見や本人の希望を参考に、能力や会社の必要性を総合的に考えて決めます。元の部署に戻れないイコール退職とならないよう、多様な働き方の選択肢を用意することがリスクヘッジに繋がりますよ。
5. メンタルヘルス対策を社労士に依頼するメリットとサポート内容
5-1. 法的なリスク回避と就業規則整備の専門サポート
5-1-1. 休職・復職に関する就業規則の不備点検と最新法令対応
メンタルヘルス対策の土台は、休職・復職に関する就業規則です。私たち社労士に依頼する最大のメリットは、この規則の法的リスクの点検と最新法令への対応を任せられることです。多くの規則は、休職期間や手続きが曖昧だったり、賃金の記載が不十分だったりします。私たちは、不備を明確化し、例えば休職期間満了時の自然退職規定などを判例に基づいて適正化します。これにより、従業員とのトラブルや訴訟リスクを大幅に軽減できますよ。
5-1-2. 損害賠償請求を防ぐための適切な手続き指導
メンタル不調による訴訟では、手続きの不適切さが安全配慮義務違反と判断される大きな要因になります。私たちは、不調の申出から復職の判断、期間満了時の対応に至るまで、法的根拠に基づいた適切な手続きフローを具体的に指導します。例えば、診断書の確認ポイントや産業医面談の記録の取り方などです。これにより、会社がやるべきことを正しく実行した証拠を残すことができ、万が一の際の賠償請求リスクを最小限に抑えることが可能になります。
5-2. 休職・復職対応における実務負担の軽減と公平性の確保
5-2-1. 煩雑な手続き代行と統一された対応基準の構築
メンタル不調者への対応は、診断書の確認、通知書の作成、傷病手当金のサポートなど、人事担当者にとって非常に煩雑で精神的負担が大きい業務です。私たち社労士は、これらの実務手続きを代行することで、担当者の負担を大幅に軽減します。さらに、従業員ごとに対応がバラバラにならないよう、統一された基準とマニュアルを構築します。これにより、全従業員に対して公平な対応が可能となり、社内での不信感やトラブルを防ぐことができます。
5-2-2. 第三者として従業員とのコミュニケーションをサポート
休職・復職のプロセスでは、会社と従業員の間で感情的な対立が生じやすいことがあります。私たち社労士は、会社の専門家でありながら、利害関係のない第三者として介入します。これにより、コミュニケーションを円滑にすることができるんです。例えば、復職面談への同席や、休職者への制度説明を担当します。従業員の不安を和らげつつ、会社の決定事項を客観的に伝える役割を果たすことで、円満な復職や退職へと繋げることが可能になります。
💡 よくある質問：休職・復職対応の疑問を解決
Q1. 高ストレス者が面接指導を拒否した場合、会社はどう対応すべきですか？ ストレスチェック後の面接指導は、従業員からの申出で初めて実施義務が生じます。拒否された場合は強制できません。ですが、安全配慮義務を果たすため、会社は再度受診を勧めるなど、健康状態を気遣う姿勢を見せましょう。産業医や保健師が、本人同意のもとで相談に応じるといった別の手段でのフォローアップもおすすめです。無理強いはせず、記録を残しながら対応しましょう。
Q2. 休職中の従業員から傷病手当金の申請サポートを求められました。企業としてどこまで対応すべきですか？ 傷病手当金は、健康保険組合から本人に支給されるため、会社に代行義務はありません。しかし、安心して療養してもらう観点から、申請書の会社記入欄（出勤状況など）を正確に記入し提供することは一般的です。申請方法や添付書類について、わかりやすく情報提供することも推奨されます。私たち社労士は、この申請サポートを円滑に行うマニュアル作りも支援できます。
Q3. 復職後のリハビリ出勤期間中に、再度不調を訴えた場合、すぐに休職を命じるべきですか？ リハビリ出勤は、復職可否を判断する試し期間のようなものです。不調の再発は、まだ復職には早かった可能性を示唆します。この場合、すぐに休職再発令を検討するのが原則です。しかし、その前に産業医と再度面談し、不調の原因や程度を詳細に確認することが重要です。業務量の調整など、より軽微な措置で対応可能かも検討します。産業医の意見を最優先し、段階的な復職を一時中断する措置を取るべきです。無理をさせると安全配慮義務違反のリスクが高まります。
6. まとめ：労務監査で未来の企業価値を築く
現代の企業経営において、メンタルヘルス対策は法的義務であり、最も重要なリスクマネジメントの一つです。安全配慮義務を果たし、損害賠償リスクから会社を守るためには、統一された対策フローが不可欠です。
私たち社労士が推奨するアプローチは、ハラスメント対策やセルフケア教育による**未然防止（一次予防）でリスクの芽を摘み、ラインケアや相談窓口による早期発見（二次予防）**で不調を早くキャッチすることです。
そして、不調者が発生した場合に最も重要となるのが、休職・復職支援のフローです。医師の診断書に基づく適切な休職発令、休職期間中のコミュニケーション、そして産業医との連携による厳格な復職可否の判断が必要です。短時間勤務などのリハビリ出勤制度の導入は、再休職を防ぐためのカギとなります。
私たち社労士に依頼することで、休職・復職に関する規則の不備を解消し、煩雑な手続きを代行できます。これにより、人事担当者の負担を軽減し、全従業員に対して公平な対応基準を構築できます。メンタルヘルス対策を単なるコストではなく、優秀な人材の定着と企業の生産性向上への未来投資と捉え、私たちとともに鉄壁の体制を築きませんか。
