毎年6月になると、あの黄緑色の封筒が届きますよね。労働保険の年度更新の書類です。慣れているとはいえ、私はいつもドキドキしています。なぜなら、賃金総額の集計が本当に複雑で、労災と雇用の対象者の仕分けも一苦労だからです。
もし、この手続きで計算ミスが見つかってしまうと、追徴金や延滞金といったペナルティを会社が負うことになります。正直、それは避けたいですよね。このブログ記事は、そんな不安を抱える担当者様のために、労働保険のプロである私が心を込めて作成しました。
計算ミスを完璧に防ぐための究極のチェックリストを徹底解説します。賃金に含めるべき範囲や、最新の保険料率の適用方法まで、具体的なノウハウをすべてお伝えします。申告期限は7月10日です。もう二度とミスにおびえることなく、自信を持って申告を終わらせましょう！
1. 労働保険の年度更新って何？ミスが許されない理由
1-1. 年度更新の二つの役割：確定と概算
労働保険とは、労災保険と雇用保険を一つにまとめた呼び方です。会社は、この保険料を年に一度、年度更新という手続きで清算し、納めます。
この手続きの一番のポイントは、二つの保険料を同時に計算することなんです。
- 確定保険料：前の年度（4月1日から翌年3月31日まで）に、実際に従業員に支払った賃金を基に計算します。そして、前に概算で納めた分との差額を清算します。
- 概算保険料：新しく始まる年度で、だいたいこれくらい払うだろうという賃金の見込み額を基に計算し、先に納めます（前払い）。
つまり、年度更新は**「前年度の精算」と「新年度の前払い」を同時に行うとても大切な手続き**なんですね。この計算が正確でないと、少なく払いすぎた（過少申告）としてペナルティを受けたり、多く払いすぎた（過大申告）として会社の大切な資金を寝かせてしまったりと、経営リスクに直結するので、細心の注意が必要です。
1-2. 期限を過ぎると大変！申告・納付のルールと罰則
労働保険の年度更新の申告と納付の期間は、原則として毎年6月1日から7月10日までの約40日間と法律で決まっています。この期限を守ることが、本当に重要なんです。
もし、申告や納付が期限に遅れてしまったらどうなるでしょうか。または、賃金集計のミスで保険料を少なく申告していたことが後でわかった場合です。
会社は厳しい罰則を受ける可能性があります。具体的には、納めるべき保険料に加えて、追徴金というペナルティが課されることがあるんです。これは納付が遅れたことによる罰金のようなもので、会社の資金繰りや信用に悪い影響が出てしまいます。
公式サイトにも、期限厳守が求められています。故意にウソの申告をした場合は、もっと重い罰則があるそうですから、余裕を持って正確な申告を心がけましょう。
1-3. 対象者の範囲が違う！労災と雇用の大きな壁
年度更新で計算ミスが起こりやすい最大の原因だと、私は思っています。それは、労災保険と雇用保険で、賃金を集計する対象となる人の範囲が違うことです。
- 労災保険：すべての労働者の賃金が対象です。例えば、正社員はもちろん、パートやアルバイト、短期で働く人など、雇用形態に関わらず働く人全員が対象になります。これは、労災保険が働く人すべてを守るための制度だからです。
- 雇用保険：こちらは、雇用保険に入る資格がある人の賃金だけが対象です。例えば、週の労働時間が短いパートやアルバイトの方だと、雇用保険の資格がないことがありますよね。その方の賃金は、雇用保険料の計算には含めません。
この**「誰の賃金を含めるか」という対象者の違いを、賃金台帳から正しく選別**しないと、確実に計算ミスが起こり、申告額が合わなくなってしまうんです。
1-4. 保険料率が変わる！法改正の確認を忘れずに
労働保険の保険料率は、数年ごとに見直しが入ることがあります。特に雇用保険料率は、景気や雇用状況に合わせて、年度の途中で変わることさえあるんです。
**「どうせ去年と同じだろう」**と、前年度の料率をそのまま使ってしまうと、保険料に過不足が発生してしまいます。
また、労災保険料率は、会社が行っている事業の種類（業種）によって細かく決まっています。もし事業内容が変わったり、複数の事業をしていたりする場合は、どの料率が適用されるかを最新の情報で確認することが必須です。
法改正のチェックは、私たち担当者の個人的な努力に頼りがちですよね。でも、この見落としが、そのまま申告ミスに繋がる大きな落とし穴になっています。
2. 【最重要】賃金集計のミスをゼロにする3つのポイント
2-1. どこまで含める？賃金総額の厳密な定義
労働保険料の計算の基となる**「賃金総額」とは、「労働の対価として会社が従業員に支払うすべてのお金」**のことです。
- 含めるべきもの：
- 基本給はもちろん。
- 残業手当（時間外手当）。
- 通勤手当。
- そして、つい忘れがちな**賞与（ボーナス）**です。
私は特に賞与が要注意だと思っています。給与とは違うタイミングで払うので、集計から漏れやすい傾向があるんです。
賃金台帳を見る時は、「基本給だけで終わり！」にせず、各種手当や賞与といった項目もすべて漏れなく足し算しているか、二重に確認することが、ミスを防ぐ最初のステップです。
2-2. 現金以外にも注意！現物給与の正しい扱い
労働の対価として支払うのは、現金だけではないことも忘れてはいけません。現物給与と呼ばれるものも、原則として賃金総額に含める必要がある場合があります。
例えば、社宅や寮を会社が安く貸している場合や、会社が費用を負担している食事補助などです。
ここでミスしやすいのは、**「現金じゃないから対象外だろう」**と勝手に判断してしまうことです。また、**税金がかからない（非課税）**からといって、労働保険でも対象外になるとは限りません。
現物給与がある場合は、厚生労働大臣が定める基準に基づいた**「金額に換算した額」**を計算し、賃金総額に加えないといけません。税務上の非課税と、労働保険上の賃金算入のルールは違うので、必ず個別に確認し、集計漏れがないようにしましょう。
2-3. いつの分を計算する？「支払日」ではなく「確定日」
年度更新で集計する賃金の対象期間は、4月1日から翌年3月31日までの1年間です。
ここで決定的に重要なのが、賃金を**「いつ支払った日（支払日）」ではなく、「いつ支払うことが確定した日（賃金締切日）」**を基準とすることです。
例えば、月末締め、翌月25日払いの会社が多いですよね。この場合、集計に含めるのは、前年の5月25日払い分から、今年の4月25日払い分までとなります。つまり、**3月分の給与（4月25日支払い）**は含めますが、**4月分の給与（5月25日支払い）**は含めません。
この**「支払確定日」の基準を間違えると、1ヶ月分の賃金総額がごっそり抜けたり、重複したりする大間違い**に繋がります。
3. 【社労士直伝】役員・経理連携の最終チェックリスト
3-1. 賃金台帳と経理データを必ず見比べる
確定保険料を計算する時、賃金総額が本当に正しいかを確かめる一番の方法は、**「賃金台帳の合計額」と、「経理部門の総勘定元帳の数値」を見比べる（突合）**ことです。
賃金台帳は人事・労務側、総勘定元帳は経理側でそれぞれ作っていますよね。だからこそ、お互いがチェック役になるんです。
具体的には、給与、賞与、通勤費といった賃金関係の支出科目の総額が、賃金台帳から集めた賃金総額と一致しているかを見てみましょう。もし金額が違っていたら、どちらかの集計に間違いがあるということです。この最終確認をすることで、桁の間違いや特定の給与項目の入れ忘れといった大きなミスを、申告前に確実に発見できます。
3-2. 役員報酬の集計ルールは複雑！
労災保険の賃金集計で、役員の方の報酬をどう扱うかは、非常に複雑でミスが多発します。
原則として、社長や役員のように役員報酬だけを受け取っている人は、労働者ではないため、その報酬は労災保険の賃金総額には含めません。
ただし、兼務役員といって、役員だけど部長などの仕事も兼任していて、労働者としての給与も受け取っている場合は、その労働者としての給与部分だけは労災保険の集計に含める必要があります。
全部除外するのも間違い、全部含めるのも間違いなんです。役員名簿と給与明細を照らし合わせて、労働者の部分があるかどうかを個別に確認し、正しい金額を集計しているかを徹底的にチェックしましょう。
3-3. 概算保険料計算時の「賃金増減」チェック
新年度に納める概算保険料を計算する時は、新年度の賃金総額の見込みを計算します。
ここで大切なのは、前年度の確定額と新年度の見込み額を比べて、変動幅を確認することです。具体的には、見込み額が前年度確定額の**「2分の1から2倍の範囲内」**に収まっているかを見ます。
もし、この範囲に収まらない（例えば、社員を大幅に増やすなどで2倍を超えて増える）場合は、前年度の金額ではなく、新年度の正確な見込み額を算出し直さないといけません。
これを怠ると、概算保険料が少なすぎたという事態になりかねません。大幅な賃上げや増員計画がある場合は、必ずこの確認を忘れないようにしましょう。
3-4. 過不足額の計算と転記ミスを防ぐ
年度更新の申告書では、確定保険料と前年度に申告した概算保険料との**「過不足額」**を計算し、差額を納めます。
この引き算は単純ですが、申告書への数字の転記ミスや、金額を間違った欄に書いてしまうという初歩的なミスが意外と多いんです。
申告書には、前年度の概算保険料額が印字されていることが多いですが、念のため自社の控えと同じ金額かを確認しましょう。
また、確定保険料額の1円未満は「切り捨て」というルールを適用した後、最後に過不足額の計算が正確に行われているかを、必ず電卓などで二度チェックすることが確実です。いる前年度の申告書控や納付書控の金額が一致しているかを必ず確認しましょう。また、確定保険料額の1円未満は切り捨てるという端数処理ルールを適用した後、最後に過不足額の計算が正しく行われているか**を、計算機を使って二度チェックすることが確実です。
4. 令和7年度の重要ポイント！料率変更と申告書の注意点
4-1. 保険料率は変わります！必ず最新情報を確認
4-1-1. 労災保険の料率変動を業種ごとにチェック
労災保険の料率は、会社の事業の種類（業種）ごとに細かく定められています。私は、この料率が数年ごとに見直されることに、いつも緊張感を持っています。なぜなら、事故のリスクの変化に応じて料率が変わる可能性があるからです。
最新の年度更新を行う際は、厚生労働省から送られてくる保険料率表を必ず確認してくださいね。
もし、複数の事業を行っている会社なら、メインの事業の料率を適用します。このメインの事業の判断を間違えると、申告額が大きくずれてしまうんです。建設業など、特殊な計算ルールがある事業もありますから、最新のルールと照らし合わせて正しい料率を適用しているか、念入りに見ていきましょう。
4-1-2. 雇用保険料率の年度途中の変更に注意！
雇用保険料率は、国の雇用情勢や財政状況によって、年度の途中で変わることがあります。例えば、令和4年度や令和5年度には、実際に二段階で料率が変わりました。私はそのたびにドキッとしました。
料率が途中で変わった場合、確定保険料の計算で注意が必要です。
- 変更前の期間に支払いが確定した賃金には古い料率。
- 変更後の期間に支払いが確定した賃金には新しい料率。
というように、期間を分けて賃金総額を計算しないといけません。この期間分けを忘れると、確定保険料が大幅に少なく申告されてしまうリスクが高まります。最新年度の料率の適用期間を正確に確認し、二つの料率で計算できているかをチェックしましょう。
4-2. 申告書作成時の小さなミスを防ぐコツ
4-2-1. 1円未満の端数処理は必ず切り捨てで！
労働保険料を計算する上で、1円未満の端数をどう処理するかというルールは、本当に大切です。確定保険料や概算保険料を計算した結果、1円未満の端数が出た場合は、その端数を切り捨てるのが公式ルールです。
もし、この切り捨てを間違えて四捨五入や切り上げで処理してしまうと、申告する保険料額が不正確になってしまいます。賃金総額が大きい会社では、この小さなミスが積み重なって、納付額の誤差が大きくなる可能性があります。
申告書を作る際は、計算の途中で端数が出た時に、必ず切り捨てているかをチェックリストの項目として確認してくださいね。
4-2-2. 転記ミスを防ぐ方法と、もしもの時の訂正方法
賃金集計で出した大切な数字を、申告書（黄緑色や青色の紙）に手で書き写す時、数字の書き間違いや記入欄の間違いというヒューマンエラーが起こりがちです。
私はこれを防ぐために、二人体制を強くおすすめします。一人が数字を読み上げ、もう一人が転記された数字を確認する、という二重チェックはとても有効ですよ。
もし申告書に書き間違いをしてしまった場合、納付書（領収済通知書）以外の箇所であれば、間違ったところに二重線を引き、正しい数字を記入すれば訂正印なしで直せます。ただし、納付書の金額を間違えたら訂正できません。新しい納付書をもらって再提出が必要なので、そこだけは特に注意しましょう。
5. 効率アップ！申告業務を劇的に楽にするIT活用術
5-1. 国が提供する計算ツールを使い倒す
5-1-1. Excelツールで賃金集計と計算を自動化
労働保険の年度更新を効率化し、計算ミスを減らすための最も身近な方法は、厚生労働省が提供している年度更新申告書計算支援ツール（Excelファイル）を使うことです。
このツールには、複雑な計算式があらかじめ組み込まれているので、私たちは賃金台帳のデータを正確に入力するだけで、確定保険料や概算保険料が自動で算出されます。
これにより、手計算によるミスや端数処理のミスが劇的に減ります。給与計算ソフトから出力したデータをツールに貼り付けるなどの作業を習慣化すれば、申告書作成にかかる時間を大幅に短縮できますよ。
5-1-2. 申告書作成時間を半減させる転記の工夫
計算支援ツールで出た金額を、申告書に記入する際も、ちょっとした工夫で時間を短縮できます。
ツールで出た数字を申告書に転記する作業も、二人でチェックしましょう。その際、申告書の記入ガイドを見ながら、**「この欄の数字を転記する」**ということを確認し合うと、記入欄の間違いを防げます。
また、申告書には会社の名前や番号があらかじめ印字されている部分があります。まずその印字内容に間違いがないかを確認し、変更があった箇所だけを修正すれば、基本情報を書く手間を省けますね。申告書は、ボールペンで記入するのが、後の審査で問題にならないためのポイントです。
5-2. 電子申請（e-Gov）で手続きをオンライン完結！
5-2-1. システムがミスをチェック！電子申請のメリット
最近は、労働保険の年度更新を電子申請（e-Gov）で行うことが強く推奨されています。この電子申請の最大の魅力は、システムが自動で計算や入力内容をチェックしてくれる点です。
e-Govで入力している時、計算がおかしいとか、記入漏れがあると、提出する前にアラートが出ます。私はこの機能にとても助けられています。不完全な申告書を出してしまうリスクが大幅に減り、労働局からの問い合わせや再提出の手間を避けられます。
GビズIDなどの電子証明書は必要になりますが、一度登録してしまえば、翌年度以降の手続きは圧倒的に楽になりますよ。
5-2-2. 郵送も窓口も不要！電子納付の便利さ
電子申請を使うと、保険料の納付も電子納付ですべて終わらせることができます。これは本当に便利です！
銀行の窓口に出向く手間も、郵送する費用や不着の心配も、すべてなくなります。e-Govで申請が完了すると納付番号が発行され、インターネットバンキングなどを使って、会社や自宅からすぐに納付が完了します。
申告から納付までをオンラインで一貫して処理できるので、担当者の業務負担を大きく減らし、期限直前のバタバタからも解放されます。電子申請は、これからの労務手続きの主流になっていくでしょう。
6. よくある質問Q&A
Q1. 労働保険の年度更新が遅れた場合、どんなペナルティがありますか？
申告・納付期限（原則7月10日）を過ぎてしまうと、労働基準監督署から申告するよう督促されることがあります。
督促されても申告しないと、政府が保険料の額を決めてしまい、本来納めるべき額に加えて10%の追徴金が課されます。また、延滞金が追加でかかる場合もあるんです。追徴金は、計算ミスによる少なく申告がわかった時にも課されます。
期限厳守が大前提ですが、もし遅れてしまったとわかったら、すぐに労働局や労働基準監督署に連絡し、とにかく早く手続きをすることが大切です。
Q2. パート・アルバイトの賃金は、雇用保険の計算に入れるかどうかの基準は？
パート・アルバイトの方の賃金を雇用保険の計算に入れるかは、その方が雇用保険に入る資格があるかどうかで決まります。
基準は、1週間の働く時間が20時間以上で、かつ31日以上雇われる見込みがあることです。例えば、週15時間勤務のアルバイトさんの賃金は、労災保険には含めますが、雇用保険の計算からは除外しないといけません。
賃金を集計する前に、雇用保険の資格取得届などで被保険者かを一人ひとり確認し、労災と雇用保険で賃金総額を分けて計算することが、ミスを防ぐ鍵となります。
Q3. 新年度の賃金が大幅に増える見込みの場合、概算保険料はどう計算しますか？
新年度の見込み賃金総額が、前年度の確定賃金総額の2倍を超えて増える見込みがある場合、または2分の1を下回って減る見込みがある場合は、その見込み額を基に概算保険料を計算する必要があります。
**単純に「前年度と同額」**としてはダメなんです。
例えば、大量に人を採用する計画がある場合は、増員後の賃金総額の見込みをしっかりと算出し、その額を計算の基礎としましょう。変動が大きい場合は、正確な見込み額を算定することが大切ですす。
7. まとめ
まとめ パターン1：労働保険の年度更新は賃金集計の正確性で決まる！
労働保険の年度更新は、会社の法令をきちんと守っている証となる大切な手続きです。毎年6月1日から7月10日までの期限を絶対に守る必要があります。
この手続きが完璧にできるかは、賃金総額の集計をいかに正確にやるかにかかっています。計算ミスをすると、追徴金といったペナルティが発生し、会社の信用や財務に悪い影響が出てしまうからです。
ミスを防ぐための最重要チェックポイントは三つあります。
- 賃金に含める項目を漏らさないことです。残業代、賞与、通勤手当はもちろん、現物給与の取り扱いにも十分注意し、労働の対価として払ったものはすべて集計に含めましょう。
- 労災と雇用保険で対象者が違うことを正しく分けることです。特に、短時間労働者の雇用保険の有無や、役員報酬の扱いは、賃金総額に大きく影響するので、しっかり確認が必要です。
- 賃金集計の期間の基準を支払日ではなく支払いが確定した日に合わせることです。
これらの難しい作業を手作業や古いExcelで続けるのは、もうリスクでしかありません。厚生労働省の計算支援ツールやe-Govの電子申請といったITの活用は、ミスを防ぐ最強の武器です。電子申請は、計算の自動チェックや電子納付の便利さで、私たちの業務負担を本当に軽くしてくれます。
労働保険の年度更新は、単なる事務作業ではなく、会社を守るリスク管理そのものです。今回ご紹介した社労士直伝のチェックリストを使い、経理と労務が協力して二重チェック体制を作りましょう。完璧な申告こそが、安心できる経営基盤を築くための大切な一歩となります。
